第一章 总 则

第一条 为进一步提升学校公文处理工作科学化、制度化、规范化水平，提高办文效率和公文质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）(以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 学校实行学校层面和二级单位层面两级公文处理体制。学校党委、行政及学校办公室公文为学校层面公文，其他二级单位公文非学校层面公文。

第三条 本办法适用于学校和各二级单位的公文处理工作。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校各二级单位应当指定一名班子成员和具体工作人员负责公文处理工作。

第七条 学校办公室负责学校层面公文处理工作，并对各二级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各二级单位对本单位公文处理工作要自行管理、自行归档、自负其责。

第二章 公文种类

第八条 根据《条例》规定，公文种类主要有：

（一）决议。下行文的一种。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。下行文的一种。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。公布性文种。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。既含上行又具有下行乃至平行意义的一种公文。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。下行文的一种。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。下行文的一种。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。上行文的一种。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。上行文的一种。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。下行文的一种。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。唯一的平行文。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

函包括以下类型。

1.申请函：向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项。

2.商洽函：用于请求协助，商洽解决办理某一问题的函。

3.询问函：上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。

4.答复函：上级答复下级询问，平级相互答复事项及审批答复时使用的函。

（十一）纪要。下行文的一种。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（十二）公报。公布性文件的一种。适用于公布重要决定或者重大事项。

（十三）公告。公布性文件的一种。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（十四）命令（令）。公布性文种。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（十五）议案。国家行政机关专用的一个文种。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

第三章 公文格式

第九条 根据《条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

学校层面发文机关标志为“中共吉林农业大学委员会文件”“中共吉林农业大学委员会”“吉林农业大学文件”“吉林农业大学”“吉林农业大学办公室文件”“吉林农业大学办公室”。学校其他二级单位发文机关标志由单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以用单位全称或者规范化简称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

学校层面发文机关代字为“吉农大党字”“吉农大党函”“吉农大字”“吉农大函”“吉农大办字”“吉农大办函”。学校其他二级单位发文代字参照本办法自行确定，由学校办公室备案。

（六）签发人。行文原则上应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

学校可以向上级业务主管部门及其内设机构行文。原则上各二级单位不得向上级业务主管部门及其内设机构行文，特殊情况需要向上级业务主管部门的内设机构行文的，应当经学校同意。原则上，受双重组织领导的单位经学校同意可以向上级主管部门行文。

独立法人单位经学校同意可以独立行文。依托学校建设的机构，按照委托单位管理办法或者有关规定行文。

学校及各二级单位均可以在学校范围内行文，也可以向校外不相隶属单位行函。各二级单位向不相隶属的政府机关行申请函和答复函应当经学校同意。

第十五条 向上行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第十六条 向下行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）各二级单位对自身职权范围内的一般性事项或者经学校会议研究通过的常规性事项可以在学校范围内行文；学校党政规章制度、重大会议报告、重大规划及方案，工作总结、要点，年度预算、决算，机构（校级领导小组、委员会）及学科、专业设置调整，职务（职级）任免，职称聘任结果，研究生导师、学科带头人和校级教学督导等聘任，学生毕业、授予学位、退学、休学、降级及学费减免，校级奖惩结果等重大、重要事项应当以学校名义行文。

第十七条 学校各二级单位必要时可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。涉及多个单位职权范围内的事项，单位之间未协商一致的，不得行文。擅自行文的，学校应当责令其纠正或者撤销。

第十八条 学校纪委、武装部、团委、工会、妇委会等受双重领导的部门向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关；向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）发文机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十一条 学校层面公文文稿签发前，应当由学校办公室进行审核。二级单位公文文稿签发前，应当由本单位进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，修改后重新报送。

第二十三条 公文应当经本机关负责人审批签发。学校重要公文和上行文由学校主要负责人签发，必要时，可先由学校相关负责人审签。二级单位公文由本单位主要负责人签发。联合发文由所有联署单位的主要负责人会签。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第六章 公文办理

第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十六条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十七条 学校任何单位和个人从任何途径收到的发给学校的公文，特别是涉密公文，须第一时间交送学校办公室（保密工作办公室）处理。

第二十八条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十九条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第七章 公文管理

第三十条 学校和各二级单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十一条 公文由文秘部门或者专人统一管理。学校应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十二条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十三条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十五条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十六条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第三十九条 公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法按有关规定执行。

第四十条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十一条 本办法由学校办公室负责解释。

第四十二条 本办法自2020年1月1日起施行。