校内各单位:
为切实做好学校域名邮箱推广和使用工作,现将有关事宜通知如下:
一、使用学校域名邮箱的意义
吉林农业大学电子邮件系统是学校信息化建设发展的重要组成部分,推广和使用学校域名邮箱是提升学校内涵建设的有效途径,规范学校对外交流的有力抓手,推进学校文化建设、展现学校良好形象的重要载体。
二、学校域名邮箱分配范围
(一)单位:各二级单位(含各独立设置的科研平台、各二级党组织)。
(二)教职工:学校在职事业编制、人事代理、场站全民干部身份人员。
三、学校域名邮箱分配原则
(一)学校域名邮箱格式为:邮箱名@jlau.edu.cn。
(二)学校为每个二级单位只分配一个学校域名的公务邮箱(合署办公单位可分别分配),邮箱名由各二级单位自行确定,邮箱名要体现本单位名称。已使用学校域名邮箱且已体现本单位名称的保留原邮箱,未体现的重新命名。
(三)学校为每名分配人员范围内的教职工只分配一个学校域名个人邮箱,邮箱名原则上为个人姓名的拼音。已使用学校域名邮箱的人员,可申请保留原邮箱;邮箱名重复的,暂在拼音后加后缀以示区别。
四、学校域名邮箱使用原则
(一)各二级单位开展公务活动或教职工以职务身份对外交流时,原则上优先使用学校域名邮箱。
(二)各二级单位在本单位网站上公布本单位和本单位教职工邮箱时,要把学校域名邮箱放在第一位。
(三)各二级单位在对外联系、发布通知、报送信息时需要公布和填报单位和工作人员邮箱的,要把学校域名邮箱放在第一位。
(四)学校域名邮箱推广使用后,教职工只能通过学校域名邮箱账户和密码登陆学校内网。
五、学校域名邮箱使用说明
详细内容见附件1《学校域名邮箱使用说明》。
六、学校域名邮箱信息核对及报送
(一)报送具体工作人员
各二级单位要高度重视学校域名邮箱信息核对及报送工作,要指定一名专人负责《学校域名邮箱信息核对表》(见附件2,已按照部门和单位分别列表)的信息核对、报送及沟通联系等事宜。5月18日下班前,将具体工作人员姓名及联系方式报送至信息化中心。
(二)信息核对
1.各二级单位无学校域名邮箱的,按分配原则,自行命名本单位学校域名邮箱名,填写《学校域名邮箱注册信息表》(附件3);已经使用但需要调整邮箱名的,填写《学校域名邮箱注册信息表》(附件3),需填写原邮箱名,并标注调整后的邮箱名;已经使用且不需要调整邮箱名的,不必填写《学校域名邮箱注册信息表》(附件3)。
2.各二级单位要组织本单位教职工认真核对个人学校域名邮箱信息。
(1)未分配学校域名邮箱的教职工,请完整填写《学校域名邮箱注册信息表》(附件3),详见表中说明。
(2)具有多个学校域名邮箱的教职工,只能保留一个学校域名邮箱。在《电话号码本》中已经分配邮箱的,要保留《电话号码本》中的邮箱。具体操作为:将邮箱核对表中的全部信息复制到《学校域名邮箱注册信息表》(附件3),注明哪个邮箱仍然使用,哪个邮箱不再使用。信息化中心会注销不再使用的邮箱,个人需提前保存好邮箱中的资料信息。
(3)学校域名邮箱核对无误,但遗忘密码的教职工,可联系信息化中心工作人员修改密码。
(4)在学校域名邮箱核对表中发现错误信息或需要更改信息的教职工,可联系信息化中心办理。
3.各二级单位的所属单位,确因工作需要,需要使用学校域名邮箱的,可联系信息化中心办理。
4.不在分配范围内的教职工,确因工作需要,需要使用学校域名邮箱的,可联系信息化中心办理。
(三)信息报送
1.报送时间:2020年5月25日下班前;
2.报送材料:具体工作人员将本单位《学校域名邮箱注册信息表》(附件3)汇总后,报送纸质版(签字盖章)及电子版各一份至信息化中心;
3.联系方式:
学校域名邮箱具体业务联系人:信息化中心,吴旨竞,84533276
机构及人员信息查询联系人:人事处,张瑾,84532777
综合协调联系人:学校办公室,崔舰,84533285
电子版信息报送邮箱: wuzhijing@jlau.edu.cn 。
附件.zip:
1. 学校域名邮箱使用说明
2. 学校域名邮箱信息核对表
3. 学校域名邮箱注册信息表
学校办公室 信息化中心
2020年5月14日